Coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się na skorzystanie z usług zewnętrznych software house w coraz szerszym zakresie. Dotyczy to nie tylko startupów, ale też małej i średniej wielkości firm, a też nierzadko dużych korporacji. Niewątpliwie outsourcing usług IT ma całą gamę zalet. Jednak dla niedoświadczonych przedsiębiorców może nieść też zagrożenia.
Jak przygotować się przed wyborem firmy IT, której chcemy przekazać część lub wszystkie nasze projekty? Na co zwracać uwagę i na co uważać, aby nie popełnić błędu?
Potencjalne ryzyka leasingowanych usług IT
Nieodpowiednie przygotowanie się do wyboru firmy IT, mającej świadczyć dla nas usługi, może nieść kilka zagrożeń. Głównymi elementami, które budzą wątpliwości wśród potencjalnych klientów, są:
Utrata kontroli nad kluczowymi procesami w firmie i nad zarządzaniem nimi – przekazanie odpowiedzialności firmie zewnętrznej zawsze wiąże się z jakimś ryzykiem. Jednak, po dokładnym sprawdzeniu wiarygodności firmy IT, zmniejszamy prawdopodobieństwo, że dojdzie do nadużyć, a wzajemne zaufanie biznesowe jest niezbędne do udanej współpracy.
Nieodpowiednia jakość dostarczanego oprogramowania i świadczonych usług – taka obawa może się pojawić nie tylko w przypadku otsourcingu usług IT, ale w przypadku każdego projektu IT. Obawa nasila się zwłaszcza, gdy nie jesteśmy w stanie samodzielnie tej jakości zweryfikować. Ale i w tym przypadku dokładne rozpoznanie rynku oraz jasne określenie swoich oczekiwań i zapotrzebowania, a następnie zapisanie ich w umowie współpracy, zmniejszą ryzyko obniżenia jakości usług. Z drugiej strony, żaden szanujący się software house nie pozwoli sobie na obniżenie jakości świadczonych przez siebie usług.
Ukryte koszty – leasingowanie usług IT jest usługą specyficzną. Choćby dlatego, że ciężko jest przewidzieć okoliczności, które pojawią się w trakcie trwania umowy. Nie zawsze oursourcing IT dotyczy tylko jednorazowego wykonania projektu. Ukrytym kosztom można jednak zapobiec, poprzez otwarte ustalenie z firmą IT możliwie wszystkich ewentualności. Dobry softwarehouse, po wnikliwej analizie struktur firmy, będzie w stanie doradzić i przewidzieć znaczącą większość możliwych do wystąpienia sytuacji.
Ochrona poufnych informacji – dobra i doświadczona firma IT nie pozwoli sobie na wyciek jakichkolwiek danych, powierzonych jej przez Klienta. Dodatkowym zabezpieczeniem interesów jest także podpisanie umowy poufności (NDA).
Opinie i rekomendacje siłą wiarygodności, a dobry research to podstawa
Żeby zminimalizować ryzyko podjęcia współpracy z niewłaściwą firmą IT, przed podjęciem decyzji zbadaj jej wiarygodność. Najlepiej, jeśli ma nieposzlakowane opinie i jest ich więcej, niż jedna czy dwie. Nie bez znaczenia pozostają również udostępniane referencje oraz zaprezentowane dotychczasowe realizacje. Aby łatwiej było ocenić wiarygodność Twojego przyszłego podwykonawcy, zwróć uwagę na:
Ugruntowaną pozycję – dojrzałość firmy oceniana m.in. na podstawie czasu obecności w branży;
Struktura – jeśli firma jest rozbudowana i zatrudnia przynajmniej kilkuosobowy zespół, można zakładać, że jej struktura jest stabilna;
Postęp technologiczny – w przypadku firmy programistycznej nie bez znaczenia pozostają stosowane technologie. Ważne jest, aby wybrany dostawca podążał za trendami rynku globalnego;
Doświadczenie – wyżej wspomniane realizacje powinny być stałym elementem portfolio każdego szanującego się software house. Zwróć przede wszystkim uwagę na to, czy dotychczas realizowane projekty wpisują się w charakter prowadzonego przez Ciebie biznesu;
Pierwsze wrażenie – „nie szata czyni człowieka”, ale co innego strona WWW. Decydując się na podjęcie współpracy upewnij się, czy wybrany dostawca potrafi zaprezentować własny biznes w sposób estetyczny i nowoczesny;
Referencje – wspominane już referencje powinny być jednym z wyznaczników. Firmy IT często chwalą się pozytywnymi ocenami wystawianymi przez swoich Klientów. Jeśli nie ma ich na stronie WWW, poproś o dostarczenie drogą mailową, a następnie zweryfikuj wiarygodność referencji kontaktując się z dwoma, trzema ich autorami.
Przyłożenie uwagi do powyższych punktów pozwoli na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy wyborze dostawcy usług IT. Nie obawiaj się zadawać pytań, a nawet odwiedzić siedziby firmy przed podpisaniem umowy, co pozwoli Ci ocenić takie walory, jak panująca atmosfera czy warunki pracy.